Powiedzmy to otwarcie: nawet najlepsi z nas po pewnym czasie tracą z oczu niektóre sprawy oraz cele, które przed sobą postawili. Nawet doskonale skonstruowany system zaczyna powoli się rozsychać. Wypełnione pracą tygodnie i bogactwo innych zajęć powodują powolne pogrążanie się całości w chaosie.
Lekarstwem przeciwdziałającym tym procesom rozkładu jest Przegląd Tygodniowy. Daje szansę powiązania ze sobą elementów nadających kształt twojemu życiu i skorygowania kursu na wybrane przez ciebie punkty docelowe.
Lekcja ta jest poświęcona Uproszczonemu Przeglądowi Tygodniowemu – czyli metodzie zapewniającej maksimum efektów w jak najkrótszym czasie.
Osią Uproszczonego Przeglądu Tygodniowego jest cotygodniowy przegląd celów. Polega on na ocenie, w jakim stopniu działania podjęte w podsumowywanym tygodniu przybliżyły cię do realizacji założonego celu rocznego i określeniu związanych z nim nowych zadań na następnych siedem dni.
A oto przepis na skuteczny Przegląd Tygodniowy w pięciu prostych krokach:
- Przejrzyj swój jedyny cel długoterminowy oraz cel krótkoterminowy. Przejrzyj swoje cele życiowe (jeśli jeszcze ich nie spisałeś, zrób to teraz) i wybierz spośród nich jeden, który chcesz osiągnąć w tym roku. Tylko jeden dlatego, żebyś mógł skupić się na nim całkowicie. W przeciwnym przypadku twoja uwaga ulegnie rozproszeniu i zmniejszysz swoje szanse osiągnięcia sukcesu. Następnie określ jeden cel krótkoterminowy do zrealizowania w najbliższym tygodniu. Powinien on stanowić krok na drodze do celu długoterminowego. Gdy tego dokonasz, każdy kolejny Przegląd Tygodniowy będzie polegał na ocenie postępów w osiąganiu celu długoterminowego i podtrzymywaniu koncentracji na tym zadaniu. Cotygodniowa kontrola kierunku działań pozwali ci zachować odpowiednie skupienie uwagi i energii tam, gdzie w największym stopniu przyczyniają się do realizacji zaplanowanego przedsięwzięcia. (10-15 minut za pierwszym razem, 5 minut za każdym następnym razem)
- Przejrzyj swoje notatki. Jeśli wdrożyłeś już pierwszy nawyk ZTD „gromadzenie”, to dysponujesz sporą liczbą sporządzanych na bieżąco notatek. Wiele z nich dotyczy spraw, które już załatwiłeś, ale przejrzyj je, żeby namierzyć to, co jeszcze czeka na swoją kolej oraz przenieść do archiwum informacje warte zachowania – na przykład numery telefonów. Sprawnie przejrzyj notatki i uzupełnij swoje listy „do zrobienia”. (5-10 minut)
- Przejrzyj swój kalendarz. Przejrzyj zapiski z kończącego się właśnie tygodnia i sprawdź, czy nie należy czegoś przenieść na kolejny tydzień i czy z niektórych notatek nie wynikają nowe sprawy do załatwienia. Spojrzyj też na stronę dotyczącą zaczynającego się właśnie tygodnia, żeby zorientować się, co cię czeka w najbliższych dniach. (5 minut)
- Przejrzyj swoje listy. Niezależnie od tego, czy prowadzisz wiele list kontekstowych, czy jedną listę „do zrobienia”, przejrzyj i uaktualnij ich zawartość. Wykreśl sprawy, które zostały już załatwione lub straciły swoją aktualność. Przejrzyj też swoje listy Projektów, Może Kiedyś i w-oczekiwaniu, jeśli ich używasz. (10 minut)
- Ustal cel krótkoterminowy i zaplanuj Kamienie Milowe. Jeśli zrealizowałeś swój cel krótkoterminowy zaplanowany na poprzedni tydzień, wyznacz nowy cel na najbliższe siedem dni. Jeśli nie – skoryguj kurs i wyznacz mini-zadania umożliwiające jego osiągnięcie. Wypisz te mini-zadania oraz inne ważne zadania na następny tydzień i rozplanuj ich realizację w kalendarzu (najlepiej w godzinach porannych). Zdefiniuj jedno lub dwa takie zadania o najwyższym priorytecie dla każdego dnia tygodnia. (5-10 minut)
Całkowity czas przeglądu: 30 minut, o ile skupisz się na tym, co robisz.
Nie pozwól sobie przerwać Przeglądu Tygodniowego, skoncentruj się i realizuj sprawnie kolejne kroki procedury. Usuń wszystkie źródła bodźców, które mogłyby cię rozpraszać, wyłącz pocztę elektroniczną i Internet (o ile nie korzystasz z sieciowego oprogramowania obsługującego twoje listy i kalendarz) oraz telefon komórkowy. Przegląd Tygodniowy nie zajmie ci więcej niż 45 minut.
Zaproponowana procedura Przeglądu Tygodniowego nie tylko pozwoli ci utrzymać system w należytym porządku, ale także zapewni zachowanie koncentracji na wyznaczonych celach.
Pamiętaj: w każdej chwili skupiaj się tylko na jednym celu, bo w ten sposób zwiększasz szansę jego osiągnięcia. Jeśli chcesz wydrukuj go i powieś na ścianie. Wysyłaj sobie przypomnienia za pomocą poczty elektronicznej. Powiedz o swoim celu wszystkim znajomym. A co najważniejsze – zachowaj laserowe skupienie uwagi – wówczas na pewno zrealizujesz swoje zamierzenie.
