Jedna z najstarszych prawd dotyczących porządkowania brzmi: „każda rzecz powinna mieć swoje miejsce, każde rzecz powinna być na swoim miejscu”.
Dlaczego ta prawda jest tak popularna? Ponieważ działa. Jak zatem wyrobić związany z nią nawyk i przestać wreszcie gubić różne rzeczy.
Czy na twoim biurku leżą w tej chwili jakieś przypadkowe papiery? Czy codziennie szukasz kluczyków do samochodu? Czy tracisz czas bezskutecznie starając się znaleźć potrzebne ci rzeczy?
Sięgnij po najprostsze lekarstwo – jesteś w stanie uporządkować całe swoje życie za pomocą jednej zasady: „kładź każdą rzecz na wyznaczonym dla niej miejscu”. [continue reading…]
Nawyk działania nadaje sens zarówno nazwie, jak i całej metodologii ZTD (Zen To Done). Zadziwiające jest, jak wiele systemów zwiększania osobistej efektywności pomija ten kluczowy element całego procesu. Jeśli nie realizujesz zadań, które umieściłeś na swojej liście „do zrobienia”, to znaczy, że jedynie kręcisz się wokół swojego ogona.
Działanie jest ważniejsze od wszelkich metodologii, systemów, narzędzi, planów i list „do zrobienia”.
Esencją ZTD jest skupianie się na sumiennym załatwianiu kolejnych spraw – jedna po drugiej, bez niepotrzebnego rozpraszania się. Nie rób wielu rzeczy naraz i nie pozwól sobie przerywać. Zbyt często w ciągu dnia sprawdzamy pocztę elektroniczną, odbieramy telefony, gwarzymy z ludźmi pojawiającymi się znienacka, „tylko na chwilkę” przy naszym biurku – ze szkodą dla zadań, którymi naprawdę powinniśmy się zajmować. [continue reading…]
Masz więc spisaną listę do zrobienia i zaczyna się nowy, piękny dzień twojego życia. Co zamierzasz dzisiaj zrobić?
Wybory, co chciałbyś zdziałać w każdym tygodniu, dniu i w każdej chwili składają się na proponowany przez metodologię ZTD proces decyzyjny. Ma on sztywniejszą strukturę niż oparty na intuicji model proponowany przez GTD.
Być może zastanawiasz się, po co nadawać swojemu życiu ustaloną strukturę i planować każdy dzień i tydzień? Otóż po to, żeby uodpornić się na wiejące z różnych stron wiatry i zamiast skupiać się na reagowaniu na każdy bodziec, zacząć decydować, co naprawdę jest ważne i co naprawdę chcesz osiągnąć. Bierz każdy nowy dzień w swoje ręce i nie pozwól, żeby rządziły nim żądania, pragnienia i priorytety innych ludzi. [continue reading…]
Gdy już nabierzesz nawyku systematycznego gromadzenia informacji w niewielkiej liczbie skrzynek spraw przychodzących oraz w podręcznym notatniku (lub innym urządzeniu rejestrującym, który zawsze masz przy sobie), pojawi się nieuniknione pytanie: co dalej z tymi wszystkimi zapiskami, dokumentami i wiadomościami.
Kolejnym etapem w metodologii ZTD jest przetwarzanie każdego strzępu informacji – to znaczy sprawne rozpoznawanie jego znaczenia i decydowanie o jego losie tak, aby w końcowym efekcie wszystkie skrzynki spraw przychodzących zostały opróżnione i wszystkie nowe zapiski w notatniku przeanalizowane.
Rosnące sterty nieprzejrzanych spraw to efekt odwlekania decyzji – nawet w najprostszych sprawach. Przetwarzając zawartość skrzynek spraw przychodzących zapobiegasz powstawaniu tych gór, ponieważ podejmujesz decyzje dotyczące docelowego miejsca przechowywania, właściwego dla każdej rzeczy. Przetwarzanie należy przeprowadzać co najmniej raz dziennie, a w razie potrzeby nawet częściej. [continue reading…]
Jakże często zdarza się, że świetne pomysły przychodzą ci do głowy, listonosz przynosi pocztę, dokumenty trafiają na twoje biurko, ktoś podaje ci numer telefonu lub termin spotkania, a ty właśnie wtedy nie masz możliwości zająć się daną sprawą i już po chwili ślad po niej ginie – wpada w czarną dziurę na zawsze i nikt już jej stamtąd nigdy nie wydobędzie.
Problem polega na tym, że nie stosujesz systematycznej metody gromadzenia i porządkowania wszystkich trafiających do ciebie informacji, dokumentów i listów elektronicznych.
Aby sobie z tym poradzić, należy przyjąć zasadę, że każda wpływająca sprawa powinna mieć swoje „lądowisko” i że każda istotna informacja powinna zostać zapisana niezależnie od tego, w jakim stopniu ufamy naszej pamięci. Całkowite poleganie w tym względzie na własnym umyśle jest szalenie obciążające i stanowi poważne źródło stresu, ponieważ nasza pamięć zwykle zawodzi w najmniej odpowiednim momencie. [continue reading…]