Czym jest ZTD? [02]

Zen To Done (ZTD) to zbiór 10 nawyków, które pomogą ci zorganizować się, uprościć swoje życie, wziąć we własne ręce swoje sprawy i je skutecznie załatwiać.

Wdrożenie ZTD nie polega na obligatoryjnym przyswojeniu wszystkich 10 nawyków – możesz wybrać te, które pasują do twojego indywidualnego stylu pracy i skupić się na ich doskonaleniu.

Każdy z tych nawyków powinien być wdrażany pojedynczo. Najodważniejsi mogą pokusić się o podjęcie próby jednoczesnego kształtowania dwóch lub nawet trzech nawyków. Jednak najlepszą metodą jest skupianie się na jednym nawyku przez 30 dni, a następnie zajmowanie się za kolejnym.

Taka wydłużona procedura może wydawać się trudniejsza, ale w ostatecznym rozrachunku skupianie się na poszczególnych nawykach daje znacznie trwalsze efekty. W najgorszym przypadku opanowanie wszystkich nawyków zajmie ci rok, co nie jest takim złym rezultatem, jeśli weźmiesz pod uwagę efekt końcowy polegający na usunięciu chaosu i stresu ze swojego życia.

Poniżej znajdziesz krótkie opisy wszystkich 10 nawyków ZTD. Nawyki 1-8 są najistotniejsze, ale pozostałe dwa też zasługują na uwagę.

1. Gromadzenie
   Nawyk: zawsze i wszędzie bądź gotowy do zapisywania informacji. Zawsze noś ze sobą mały notes (lub inne urządzenie do notowania) i zapisuj zadania, pomysły, projekty i inne informacje, które przychodzą ci do głowy. Przelewaj je natychmiast na papier, żeby ci nie umknęły. Wybierz jak najprostsze, łatwo przenośne i wygodne narzędzie – najlepsze są małe notesy lub bloczki z karteczkami – dużo łatwiejsze w użyciu i transporcie od elektronicznych organizerów i komputerów. Im prostsza metoda, tym lepiej. Po powrocie do domu lub biura obowiązkowo wrzucaj swoje notatki do skrzynki spraw przychodzących.
2. Przetwarzanie
   Nawyk: sprawnie podejmuj szybkie decyzje dotyczące zawartości skrzynki spraw przychodzących. Rosnąca sterta w skrzynce spraw przychodzących to objaw odwlekania decyzji. Przetwarzaj swoje skrzynki (pocztową, papierową, głosową, komputerową) nie rzadziej niż raz dziennie, a w razie potrzeby jeszcze częściej. Przeglądaj zawartość z góry na dół, podejmując decyzję co do każdej rzeczy, którą bierzesz do ręki (wyświetlasz na ekranie lub odsłuchujesz): zrób, jeśli zajmie to mniej niż 2 minuty, wyrzuć, jeśli się nie przyda, przekaż do wykonania innej osobie albo umieść na liście „do załatwienia” lub w kalendarzu, aby wysłać dane zadanie w przyszłość.
3. Planowanie
   Nawyk: wyznaczaj Najważniejsze Zadania dnia i Kamienie Milowe tygodnia. Co tydzień spisz Kamienie Milowe nadchodzącego tygodnia (czyli sprawy, które chcesz w tym okresie załatwić) i wyznacz czas, kiedy chcesz się nimi zająć. Codziennie stwórz listę od jednego do trzech Najważniejszych Zadań (są to głównie – określone wcześniej – Kamienie Milowe) i zrób wszystko, żeby udało ci się je wykonać. Zajmuj się Najważniejszymi Zadaniami rano, żeby zwiększyć szansę osiągnięcia sukcesu i wcześniej mieć je już za sobą.
4. Działanie
   Nawyk: skupiaj się na jednym zadaniu naraz. Jest to jeden z najważniejszych nawyków ZTD. Wybierz jedno zadanie (najlepiej, jeśli jest to jedno z Najważniejszych Zadań zaplanowanych na dany dzień) i poświęć mu całą swoją uwagę. Po pierwsze wyeliminuj źródła bodźców, które mogłyby cię rozproszyć. Wyłącz oprogramowanie poczty elektronicznej, telefon komórkowy, Internet (lub chociaż zamknij niepotrzebne zakładki w przeglądarce) i uprzątnij biurko (to łatwe, jeśli przyswoiłeś sobie Nawyk numer 2). Następnie nastaw minutnik (jeśli chcesz ograniczyć czas pracy) i skup się na zadaniu do wykonania tak długo, jak to możliwe. Nie pozwól się rozproszyć. Jeśli coś lub ktoś ci przerwie, zanotuj istotne dane związane z tym przerwaniem i powróć do realizacji swojego zamierzenia. Pod żadnym pozorem nie próbuj robić dwóch rzeczy naraz.
5. Prosty i godny zaufania system
   Nawyk: używaj prostych, przeglądanych codziennie list. Mogą to być listy kontekstowe – takie, jak: w-pracy, w-domu, w-telefonie, w-mieście, w-oczekiwaniu itp., jeśli czujesz potrzebę dokonywania takich podziałów. Im prostszy system list, tym – zgodnie z filozofią ZTD – lepiej. Nie twórz skomplikowanych, perfekcyjnych konstrukcji i nie staraj się wybrać najdoskonalszych narzędzi. To strata czasu – mimo, że często przynosi dużo zabawy.Wystarczy zwykły zeszyt, zestaw kart lub najprostszy edytor tekstu. Nie potrzebujesz profesjonalnego, papierowego lub elektronicznego organizera, programu Microsoft Outlook, czy skomplikowanego systemu etykiet. Wystarczy lista projektów oraz po jednej liście dla każdego kontekstu, które będziesz przeglądał codziennie lub raz w tygodniu. Automatyczne powiązania pomiędzy działaniami a projektami wyglądają efektownie, lecz często mechanizm ten jest zbyt skomplikowany i trudny w utrzymaniu. Pamiętaj, że proste rozwiązania są piękne i niezawodne. Skup się na tym, co masz do zrobienia, a nie na doskonaleniu swojego systemu i stosowanych narzędzi.
6. PorządkowanieNawyk: każda rzecz ma swoje miejsce. Wszystkie nowe rzeczy powinny zawsze lądować w skrzynce spraw przychodzących. Stamtąd wędrują na listy kontekstowe i do teczki spraw bieżących albo do archiwum albo do innej osoby albo do kosza. Umieszczaj wszystko na swoim miejscu i nie dopuszczaj do powstawania stert, które masz nadzieję posortować później. Później bardzo trudno będzie znaleźć czas na generalne porządki. Dzięki temu nawykowi staniesz się posiadaczem uprzątniętego biurka, pozwalającego skupić się na pracy. Nie odwlekaj porządkowania – zajmuj się każdą rzeczą raz a dobrze.
7. Przeglądanie
   Nawyk: raz na tydzień przeglądaj zawartość swojego systemu i spis swoich celów. Przegląd Tygodniowy w systemie ZTD polega na krótkim sprawdzeniu zawartości list i aktualności realizowanych celów. Podczas przeglądu zastanów się nad każdym z rocznych celów, o ile zbliżyłeś się do jego osiągnięcia w ciągu minionego tygodnia i co należałoby zrobić w kolejnym tygodniu. Co miesiąc zrób podsumowanie miesięczne, a raz do roku przejrzyj cele roczne i wieloletnie.
8. Upraszczanie
   Nawyk: usuwaj ze swojego życia nieistotne cele i zadania, pozostawiając tylko te najważniejsze. Zajmując się z równą uwagą wszystkimi bodźcami, którymi częstuje cię świat, niepotrzebnie przeciążasz się i zmniejszasz swoje zaangażowanie w realizację celów, które przed sobą postawiłeś. System ZTD przywiązuje wielką wagę do przeglądania list projektów i zadań pod kątem możliwości ich uproszczenia. Pierwszym krokiem jest usuwanie rzeczy, które utraciły swoje znaczenie. Ważne jest też uproszczenie swoich zobowiązań i ograniczenie strumienia odbieranych informacji oraz dbanie o zgodność bieżących działań z celami rocznymi i wieloletnimi. Upraszczaj codziennie (pobieżnie) oraz podczas przeglądów tygodniowych i miesięcznych.
9. Ustalanie procedur
   Nawyk: ustalaj i stosuj procedury działania. Jeśli inne systemy skutecznej realizacji zadań wydają ci się zbyt rozlazłe, sprawdź, czy nie pomoże ci sformalizowanie procedur twojego działania. Na przykład procedura poranna może składać się z przejrzenia kalendarza i list kontekstowych, ustalenia Najważniejszych Zadań na dziś, wykonania ćwiczeń gimnastycznych, przetwarzania poczty elektronicznej i skrzynek spraw przychodzących oraz zabrania się za pierwsze Najważniejsze Zadanie. Procedura wieczorna może składać się z powtórnego przetwarzania poczty elektronicznej i skrzynek spraw przychodzących, refleksji nad minionym dniem i zapisania wniosków w dzienniku oraz przygotowania się na jutro. Procedura tygodniowa może określać dzień zakupów, dzień prania, dzień finansów, dzień Przeglądu Tygodniowego, dzień rodzinny itp. Zakres i szczegółowość ustalanych i stosowanych procedur działania zależy tylko od twoich potrzeb.
10. Znajdowanie swoich zamiłowań
    Nawyk: szukaj zajęć, które cię pasjonują. To ostatni nawyk, ale w pewnym sensie najważniejszy. Metodologia GTD pozwala znakomicie zarządzać tym, co masz do zrobienia i czego nie chciałbyś odwlekać. Ale jeśli coś cię pasjonuje, to – z definicji – nie ma mowy o odwlekaniu. Kochasz to, co robisz i chciałbyś się tym zajmować cały czas. Dziesiąty nawyk polega więc na ciągłym poszukiwaniu swoich zamiłowań i sprawdzaniu, czy ich kultywowanie może być podstawą kariery zawodowej. Gdy znajdziesz takie dziedziny działania, okaże się, że lista „do zrobienia” jest wspaniałą nagrodą, a nie okrutnym wyrokiem.