Niektórym osobom podjęcie wyzwania polegającego na wdrożeniu 10 nowych nawyków może wydawać się zbyt skomplikowane i przytłaczające – nawet, jeśli miałoby to odbywać się krok po kroku. Dla nich powstała specjalna, minimalistyczna wersja ZTD, będąca sposobem na podwyższenie produktywności bez wielkiego zadęcia.
Mini ZTD składa się tylko z czterech nawyków: gromadzenia, przetwarzania, planowania i działania oraz wymaga tylko dwóch narzędzi – małego notatnika i pisaka (długopisu, pióra lub ołówka).
- Gromadzenie: noś ze sobą notatnik i zapisuj w nim wszystkie zadania, pomysły, projekty i inne informacje, które przychodzą ci do głowy. Przelewaj je na papier, żeby ci nie umknęły.
- Przetwarzanie: nie zwlekając sprawnie decyduj o losie rzeczy zgromadzonych w skrzynce spraw przychodzących. Zajmuj się swoimi skrzynkami (pocztową, papierową, głosową, komputerową) nie rzadziej niż raz dziennie, a w razie potrzeby jeszcze częściej.
- Planowanie: wyznaczaj Kamienie Milowe tygodnia i Najważniejsze Zadania na każdy dzień. Zajmuj się Najważniejszymi Zadaniami rano, żeby zwiększyć szansę osiągnięcia sukcesu i wcześniej mieć je już za sobą.
- Działanie: skupiaj się na jednym zadaniu naraz. Eliminuj źródła bodźców, które mogłyby cię rozproszyć i zajmuj się zadaniem do wykonania tak długo, jak to możliwe. Nie dawaj się rozproszyć i pod żadnym pozorem nie próbuj robić dwóch rzeczy naraz.
Poza sferą zainteresowania Mini ZTD pozostaje 6 pozostały nawyków: utrzymywanie systemu prostych list, porządkowanie swojego otoczenia, przeglądy tygodniowe, upraszczanie zadań i projektów, ustalanie procedur działania i znajdowanie zamiłowań. Choć ważne, nawyki te mogą być pominięte w najskromniejszej z możliwych implementacji ZTD.
Pierwszym krokiem podczas wdrażania Mini ZTD jest nabycie małego, ładnego notatnika i towarzyszącego mu pisaka (długopisu, pióra lub ołówka).
Drugim krokiem jest… nie ma drugiego kroku – system został już wdrożony i możesz z niego korzystać:
- Zapisuj w notatniku wszystko, co chciałbyś zapamiętać. Pozwoli ci to uwolnić umysł od trosk związanych z obawą przed zapominaniem istotnych szczegółów.
- Kiedy wracasz do swojego biurka lub do domu, pamiętaj, żeby przejrzeć zapiski i wyłowić z nich nowe sprawy, które należy umieścić na Głównej Liście Rzeczy Do Zrobienia (także znajdującej się w notatniku).
- Zaczynaj każdy dzień od przejrzenia Głównej Listy Rzeczy Do Zrobienia i wyznaczenia od jednego do trzech Najważniejszych Zadań do wykonania. To tyle w dziedzinie planowania – nic więcej nie potrzeba.
- Jak najwcześniej realizuj zaplanowane Najważniejsze Zadania skupiając się na każdym z nich z osobna i unikając wszystkiego, co mogłoby cię rozproszyć. Nie rób wielu rzeczy naraz, tylko jedną po drugiej.
- Gdy skończysz wszystkie wyznaczone Najważniejsze Zadania, sięgnij ponownie do Głównej Listy Rzeczy Do Zrobienia i sprawdź, jaka jest kolejna pod względem ważności sprawa do załatwienia. Weź się za nią i zalicz kolejny sukces na swoim koncie. Powtórz te czynności, jeśli zachodzi taka konieczność.
Tak naprawdę nie potrzebujesz 10 różnych list, a skoro ich nie masz, to nie musisz dokonywać pełnego przeglądu tygodniowego. Dobrze byłoby jednak, gdybyś wyznaczył sobie jakiś cel roczny i skupiał się na działaniach prowadzących do jego osiągnięcia.
Jeśli kiedyś poczujesz taką potrzebę, w przyszłości będziesz mógł zająć się pozostałymi sześcioma nawykami i rozbudować Mini ZTD do pełnego systemu, wyposażonego we wszystkie bajery, aluminiowe felgi i chromowaną rurę wydechową.
