Nawyk 1: Gromadzenie informacji – ZTD [05]

Jakże często zdarza się, że świetne pomysły przychodzą ci do głowy, listonosz przynosi pocztę, dokumenty trafiają na twoje biurko, ktoś podaje ci numer telefonu lub termin spotkania, a ty właśnie wtedy nie masz możliwości zająć się daną sprawą i już po chwili ślad po niej ginie – wpada w czarną dziurę na zawsze i nikt już jej stamtąd nigdy nie wydobędzie.

Problem polega na tym, że nie stosujesz systematycznej metody gromadzenia i porządkowania wszystkich trafiających do ciebie informacji, dokumentów i listów elektronicznych.

Aby sobie z tym poradzić, należy przyjąć zasadę, że każda wpływająca sprawa powinna mieć swoje „lądowisko” i że każda istotna informacja powinna zostać zapisana niezależnie od tego, w jakim stopniu ufamy naszej pamięci. Całkowite poleganie w tym względzie na własnym umyśle jest szalenie obciążające i stanowi poważne źródło stresu, ponieważ nasza pamięć zwykle zawodzi w najmniej odpowiednim momencie.

Nawyk gromadzenia jest prosty: wyznacz kilka punktów gromadzenia informacji i przestrzegaj zasady, że są to tylko i wyłącznie te miejsca.

Skrzynka spraw przychodzących na twoim biurku powinna być jedynym miejscem, gdzie kładziesz otrzymane papiery i notatki. Nigdy nie wkładaj nieprzejrzanych dokumentów do szuflady, nie zostawiaj karteczek z zapiskami na środku biurka i nie gromadź otrzymanej poczty poza skrzynką spraw przychodzących. Od tej zasady nie ma wyjątków.

W domu też powinieneś mieć skrzynkę spraw przychodzących służącą do gromadzenia poczty, papierów, które przynosisz z pracy lub szkoły, informacji o rozmowach telefonicznych, zakupów i paragonów – praktycznie wszystkiego. Dzięki temu nic ci już więcej nie zginie.

Jeśli tylko możesz, posługuj się jednym kontem poczty elektronicznej – posiadanie jednej skrzynki odbiorczej pozwala uniknąć bałaganu. Weź pod uwagę fakt, że zapewne w Internecie posiadasz również zamaskowane skrzynki odbiorcze kryjące się pod przebraniem serwisów społecznościowych i forów dyskusyjnych – wszędzie tam, gdzie możesz odbierać wiadomości od innych osób. Te wszystkie skrzynki spraw przychodzących powinieneś obsługiwać w taki sam sposób. Im ich jest mniej, tym lepiej.

Przepis opróżniania wszystkich skrzynek spraw przychodzących zostanie przedstawiony w ramach kolejnej lekcji kursu ZTD omawiającej nawyk określony mianem „przetwarzania”. Natomiast w tej chwili najistotniejsze jest to, żebyś uświadomił sobie potrzebę istnienia takich wyznaczonych miejsc gromadzenia spraw i starał się zawsze umieszczać wszystkie nowe dokumenty w skrzynkach spraw przychodzących – tak w pracy, jak i w domu.

Twój notatnik

W ramach niniejszej lekcji, specjalnego omówienia wymaga podstawowe narzędzie gromadzenia pomysłów, notatek, przypadkowo uzyskanych informacji, rzeczy do zrobienia, o których sobie właśnie przypomniałeś, czy zadań wynikających ze spotkań, w których uczestniczyłeś. W skrócie mówiąc – wszystkich informacji, które pojawiają się w twoim życiu w niezapisanej i niezarejestrowanej elektronicznie formie.

Być może do tej pory polegałeś głównie na swojej pamięci i dopiero po powrocie do biura lub domu starałeś się zapisać to, co zapamiętałeś. Niestety nasz umysł jest w tym względzie zawodnym narzędziem – informacje umykają nam wtedy, gdy są potrzebne najbardziej, a pojawiają się ponownie, kiedy znów nie mamy na czym ich zapisać.

Z tego powodu tak ważny jest nawyk odciążania naszej pamięci od obowiązku wiernego przechowywania informacji. Noś zawsze ze sobą podręczny notatnik (lub inny przyrząd do rejestrowania informacji) i zapisuj w nim zadania, pomysły, projekty i inne rzeczy, które przychodzą ci do głowy. Zabezpiecz te wszystkie dane przed utratą, utrwalając je na papierze. Ocal je od zapomnienia!

Gdy podczas spotkania biznesowego zostanie ci przydzielone zadanie do wykonania, niezwłocznie zapisz je w notatniku. Gdy zadzwoni do ciebie szef i zleci ci realizację przedsięwzięcia, zapisz to. Gdy ktoś poda ci swój numer telefonu lub adres poczty elektronicznej – natychmiast zapisz te dane wraz z imieniem i nazwiskiem osoby. Zapisuj wszystko, co istotne.

ZTD zaleca stosowanie jak najprostszego, poręcznego narzędzia do gromadzenia informacji – najlepszym, choć nie obowiązkowym rozwiązaniem jest mały notatnik lub plik karteczek, ponieważ są one znacznie łatwiejsze w użyciu i transporcie niż elektroniczny organizer lub przenośny komputer. Po powrocie do domu lub biura pamiętaj zawsze o umieszczeniu zapisków w odpowiednich miejscach docelowych.

Wśród popularnych notatników szczególnie wyróżniają się Moleskiny, które charakteryzują się wygodnymi rozmiarami, znaczną wytrzymałością i eleganckim wyglądem. Są niestety drogie, ale ty masz przecież wybór – równie dobrze będzie ci służył notesik z hipermarketu.

W większości przypadków do zapisywania informacji ludzie wolą stosować papier, nie ma jednak przeszkód, żebyś używał do tego celu swojego elektronicznego organizera lub telefonu komórkowego. Przewaga papieru polega na szybkości, z jaką staje się gotowy do pracy – nie trzeba go włączać, uruchamiać odpowiedniego programu, tworzyć nowej notatki i posługiwać się niewygodną klawiaturą. Notatnik po prostu wyjmujesz z kieszeni lub torby, otwierasz i jesteś gotowy do notowania. Podsumowując – obydwa sposoby zapewniają tę sama funkcjonalność, jednak im łatwiej jest korzystać z narzędzia, tym mniejsza pokusa, żeby zrezygnować z zapisania informacji i starać się ją zapamiętać. Tak, czy inaczej – wybór należy do ciebie.

Kluczem do sukcesu w gromadzeniu jest zapisywanie natychmiast – zanim sprawa zniknie w mroku niepamięci oraz opróżnianie notatnika po powrocie do domu lub do pracy. Nie odwlekaj tych dwóch kroków, ponieważ zaległości będą narastały, a wraz z nimi pojawi się zniechęcenie. Bądź surferem informacyjnym i utrzymuj się na fali.

Pamiętaj, żeby notatnik stał się twoim najwierniejszym towarzyszem – niezależnie od tego, czy jest papierowy, czy elektroniczny. Musi być łatwy w noszeniu i szybki w chwytaniu informacji, które chcesz mu powierzyć. Niech będzie z tobą wszędzie – na spacerze, w łóżku, w sklepie i w szpitalu – gdziekolwiek.

Ten pierwszy z 10 nawyków ZTD – prosty nawyk konsekwentnego gromadzenia wszystkich nowych informacji w notatniku i skrzynkach spraw przychodzących zdecydowanie podniesie poziom twojego zorganizowania i – w przyszłości – twojej skuteczności. Przestaniesz zapominać o ważnych rzeczach i gubić przekazywane ci dane – zawsze będziesz wiedział, gdzie je możesz odnaleźć.