≡ Menu

Serwis szkoleniowy dla konsultantów Oriflame

oraz innych firm kosmetycznych: Avon, Mariza, Mary Kay, FM

Nawyk 4: Działanie – ZTD [08]

Zmiana nawyków – jak działać skutecznie? | orioffice.pl

Nawyk działania nadaje sens zarówno nazwie, jak i całej metodologii ZTD (Zen To Done). Zadziwiające jest, jak wiele systemów zwiększania osobistej efektywności pomija ten kluczowy element całego procesu. Jeśli nie realizujesz zadań, które umieściłeś na swojej liście „do zrobienia”, to znaczy, że jedynie kręcisz się wokół swojego ogona.

Działanie jest ważniejsze od wszelkich metodologii, systemów, narzędzi, planów i list „do zrobienia”.

Esencją ZTD jest skupianie się na sumiennym załatwianiu kolejnych spraw – jedna po drugiej, bez niepotrzebnego rozpraszania się. Nie rób wielu rzeczy naraz i nie pozwól sobie przerywać. Zbyt często w ciągu dnia sprawdzamy pocztę elektroniczną, odbieramy telefony, gwarzymy z ludźmi pojawiającymi się znienacka, „tylko na chwilkę” przy naszym biurku – ze szkodą dla zadań, którymi naprawdę powinniśmy się zajmować.
I co z tego wynika? Wiele rzeczy zaczętych, żadna nie skończona. Jednozadaniowość i pełne skupienie są podstawą skutecznego działania. Poniżej znajduje się szereg wskazówek, jak uzyskiwać właściwe skupienie i realizować swoje zamierzenia:

  1. Wybierz Kamień Milowy. Po pierwsze, wybierz zadanie (najlepiej, jeśli będzie to jedno z Najważniejszych Zadań) i zobowiąż się wewnętrznie do jego realizacji – albo aż je zakończysz, albo przez określony czas (na przykład 30 minut).
  2. Stwórz strefę skupienia. Zanim weźmiesz się do pracy, usuń wszystkie źródła bodźców, które mogłyby cię rozpraszać. Posprzątaj na biurku, wyłącz pocztę elektroniczną, telefon komórkowy i Internet (a jeśli to niemożliwe, to zamknij niepotrzebne zakładki w przeglądarce). Postaraj się całkowicie odseparować od świata zewnętrznego.
  3. Zastosuj czasoskupiacz. Ustaw minutnik lub skup się na zadaniu tak długo, jak to możliwe. W tym czasie nie pozwól oderwać się od tego, co robisz.
  4. Sprawnie obsługuj przerwania. Jeśli ktoś lub coś ci przerwie, zanotuj szczegóły żądania w notatniku, a dostarczone ci papiery wrzuć do skrzynki spraw przychodzących i niezwłocznie powróć do realizacji swojego zadania. Nie próbuj robić więcej niż jednej rzeczy naraz.
  5. Nie daj się skusić. Jeśli korci cię, żeby sprawdzić pocztę elektroniczną lub zająć się czymś innym, powstrzymaj się. Weź głęboki oddech i skup się ponownie na swoim zadaniu.
  6. Stosuj procedurę obsługi przerwań krytycznych. Zdarzają się takie przerwania, których obsługi nie można odsunąć na później. W takim przypadku zaznacz miejsce, w którym przerwałeś pracę (zanotuj niezbędne informacje), zbierz wszystkie papiery do jednej teczki papierowej i odłóż na bok. Dzięki temu, po obsłużeniu przerwania, po prostu otworzysz tę teczkę, rozłożysz papiery i bez zbędnej zwłoki bęziesz mógł kontynuować realizację swojego zadania.
  7. Stosuj przerwy. Co jakiś czas weź kilka głębokich oddechów, poprzeciągaj się, popatrz na zieleń za oknem lub nawet wyjdź na zewnątrz i pooddychaj świeżym powietrzem. Nie daj się zwariować.
  8. Ufff. Gdy skończysz, złóż sobie gratulacje. W nagrodę przejrzyj pocztę elektroniczną albo ulubione blogi – ale nie dłużej niż przez 10 minut, żebyś nie stracił zapału do realizacji kolejnego zadania. Bardzo łatwo jest zapomnieć się i przetracić wiele godzin surfując bez celu po bezkresnym Internecie.

Usprawnianie etapu działania

Jeśli mimo stosowania wyżej wymienionych reguł odczuwasz wciąż niechęć do zabrania się za zadania spisane na liście „do zrobienia”, spróbuj skorzystać z następujących wskazówek:

  • Tylko 5 minut. Zapowiedz sobie, że poświęcisz pracy tylko następne 5 minut. Będzie ci łatwiej, ponieważ 5 minut nie brzmi tak zniechęcająco jak dwie godziny.
  • Po prostu zacznij. Gdy już przystąpisz do pracy, dużo łatwiej będzie ci ją kontynuować. Powiedz sobie zatem, że musisz tylko zacząć. Tak, jak przy bieganiu – zamiast martwić się, że masz przebiec 5 lub 10 kilometrów, powiedz sobie, że musisz tylko włożyć buty i wyjść na bieżnię. A potem już samo poleci. Rób tak w przypadku każdego zadania – na przykład uruchom edytor tekstu i napisz kilka pierwszych zdań. Następne zaczną same przychodzić ci do głowy.
  • Nagradzaj się. Nie przeglądaj poczty elektronicznej (nie wykonuj dowolnej innej czynnością sprawiającej ci codzienną przyjemność), zanim rzetelnie nie popracujesz przez 10, 15 lub 20 minut (wybierz odpowiedni twoim zdaniem czas nieprzerwanej pracy i odmierz go za pomocą minutnika). Czas przerwy – na przykład 5 minut – też skrupulatnie odmierzaj minutnikiem. Powtarzaj takie cykle praca-nagroda, aż zrealizujesz swój plan zadaniowy.
  • Ekscytuj się. Ta wskazówka pomaga w każdej sytuacji. Jeśli coś cię ekscytuje, zabierasz się do pracy z ochotą. Ale jak wywołać w sobie taki stan? Spróbuj znaleźć coś ekscytującego związanego z realizacją danego zadania. Może zwiększy twoje przychody? Albo przyczyni się do zwiększenia liczby klientów, stworzenia nowych możliwości lub zdobycia uznania? Jeśli nie możesz znaleźć tego typu argumentów, zastanów się, czy sprawa ta jest rzeczywiście dla ciebie taka ważna, a jeżeli nie, to jak możesz uniknąć zajmowania się nią. Czasem wyeliminowanie zadania (albo jego delegowanie lub opóźnienie) jest najlepszym rozwiązaniem.
  • Skupiaj się na pozytywach. Czasami widzisz tylko trudy działania i przeszkody na drodze prowadzącej do sukcesu. Lepiej spojrzyj na stojące przed tobą zadanie z pozytywnej strony. Potraktuj je jako wyzwanie, okazję do nauczenia się czegoś nowego, opanowania nowych umiejętności, zarobienia pieniędzy, poznania nowych ludzi, zdobycia powszechnego uznania lub rozwoju swojej kariery. Patrząc na zyski, a nie na koszty zmniejszysz swoje obawy i niechęć do działania.
  • Jeśli brak motywacji jest twoim głównym problemem, zobowiąż się do dokonania określonego postępu w danej dziedzinie dziś lub codziennie w ciągu najbliższego tygodnia, powiedz o tym swoim przyjaciołom oraz opublikuj odpowiedni wpis w Internecie. Następnie informuj wszystkich o swoich postępach.

 

0 comments… add one

Leave a Comment