≡ Menu

Serwis szkoleniowy dla konsultantów Oriflame

oraz innych firm kosmetycznych: Avon, Mariza, Mary Kay, FM

Nawyk 8: Upraszczanie – ZTD [12]

Zmiana nawyków: jak uprościć swoje życie? | orioffice.pl

Zapewne masz długą listę rzeczy do zrobienia – być może podzieloną na szereg list kontekstowych (w-pracy, osobiste, w-mieście, w-telefonie itp.). Liczba pozycji na tych listach jest przytłaczająca. Co gorsze, każdego dnia, mimo twoich wysiłków, spraw do załatwienia przybywa, a przecież powinno być ich coraz mniej.

Uprość swoje listy do absolutnego, niezbędnego minimum, a nie będzie ci potrzebny skomplikowany system planowania.

Długie listy „do zrobienia” są podstawowym problemem większości systemów zwiększania osobistej efektywności. Zadaniom umieszczanym na tych listach nie przydziela się priorytetów i trafia tam wszystko, bez żadnej wstępnej selekcji. Kończy się to ekstremalnym przepracowaniem i próbami załatwienia każdej sprawy, która została zapisana.

Niniejsza lekcja omawia sposoby redukowania celów i zadań do tego, co jest naprawdę niezbędne.
Załóżmy, że sporządziłeś już swoje listy zgodnie z założeniami metodologii GTD (Getting Things Done Davida Allena). Co prawda są one długie, ale dzięki ZTD nie musisz już bez przerwy ich oglądać. Alternatywę stanowi upraszczanie prowadzące do skupienia się na tym, co jest naprawdę ważne.

Zastosowanie ZTD redukuje listę „do zrobienia” do trzech najistotniejszych w danym dniu rzeczy – Najważniejszych Zadań. Oprócz tego jest też lista kilku mniejszych przedsięwzięć, które można załatwić hurtem w ciągu 30 minut – tak, żeby resztę dnia można było poświęcić na ważniejsze sprawy. Kalendarz jest miejscem zapisywania informacji o spotkaniach, ale na tym kończy się jego rola – przestaje być narzędziem do zarządzania czasem. Podsumowując – celem upraszczania jest redukcja własnych zobowiązań do trzech Najważniejszych Zadań dziennie.

Jak to zrobić? Oto kluczowe kroki:

  1. Eliminuj, eliminuj. Poświęć kilka minut na przejrzenie swoich list zadań i projektów. Zastanów się, jak możesz je uprościć. Niech stanie się to twoim wyzwaniem. Czy potrafisz skrócić je o połowę? Jeśli zawierają 50 pozycji, wytnij 25 z nich. Po paru dniach znów spróbuj usunąć kilka kolejnych pozycji. Na czym polega usuwanie zadań? Część z nich zapewne sama straciła swoją aktualność. Skreśl je. Niektóre możesz usunąć, przekazując je innej osobie.
  2. Wiedz, co niezbędne. Skąd masz się tego dowiedzieć? Określając swój cel roczny i cele dodatkowe. ZTD zaleca dążenie do jednego głównego celu, ale czasem konieczne jest zdefiniowanie jednego lub dwóch celów dodatkowych. Pamiętaj jednak, żeby nie próbować łapać naraz zbyt wielu (na przykład dziesięciu) srok za ogon. Wybrane przez ciebie cele powinny być naprawdę ważne i dobrze zdefiniowane, a wtedy w morzu zadań łatwo rozpoznasz te, które służą realizacji twoich zamierzeń.
  3. Uprość swoje zobowiązania. Ilu rzeczy się podjąłeś? Ile z nich leży poza sferą twoich obowiązków? Nikt nie jest w stanie zrobić wszystkiego. Musisz nauczyć się odmawiać i cenić swój czas. A nawet jeśli już powiedziałeś „tak”, zawsze jeszcze można zmienić tę decyzję. Po prostu bądź uczciwy wobec ludzi i powiedz im, że w związku z innym ważnymi projektami, nie jesteś w stanie nadal brać udziału w tym przedsięwzięciu. Krok po kroku jesteś w stanie zredukować listę swoich zobowiązań do niewielkiej liczby – pozostaw tylko te, które dają ci radość lub wnoszą konkretną wartość do twojego życia.
  4. Uprość zalewający cię strumień informacji. Zmniejsz liczbę subskrypcji w twoim czytniku RSS. Ogranicz odpowiadanie na pocztę elektroniczną. Ogranicz czytanie gazet codziennych i czasopism oraz oglądanie telewizji (na rzecz starannie wybranych DVD). Bycie na bieżąco z najnowszymi wiadomościami coraz bardziej nas ogłupia zamiast wzbogacać. Ograniczenie konsumowanej informacji zmniejszy czas i energię niezbędną do jej trawienia i wydalania.
  5. Przeglądy Tygodniowe. Listy „do zrobienia” mają zwyczaj rozrastać się w ciągu tygodnia. Poświęć kilka minut podczas Przeglądu Tygodniowego na ich czyszczenie i eliminację chwastów. Nie musisz mieć olbrzymiej listy, żeby osiągać swoje cele – po prostu zajmuj się tym, co ma znaczenie.
  6. Kamienie Milowe. Podczas Przeglądów Tygodniowych określaj najważniejsze zadania, które chcesz zrealizować w ciągu następnych siedmiu dni. To są twoje Kamienie Milowe. Przypisz je poszczególnym dniom tygodnia jako pierwsze sprawy, które danego dnia powinieneś załatwić. W ten sposób przemieniasz je w Najważniejsze Zadania na ten dzień. A potem zrób je jak najwcześniej unikając jak ognia przesuwania terminu ich realizacji na popołudnie lub inny dzień.
  7. Największa wartość. Wyobraź sobie dwóch dziennikarzy. Pierwszy jest bardzo zajęty – pisze tuzin artykułów tygodniowo. Choć poprawne i profesjonalnie napisane, artykuły te są po prostu rutynową reporterską robotą. Drugi dziennikarz w tym tygodniu napisze tylko jeden artykuł, ale będzie to artykuł na pierwszą stronę gazety, artykuł, o którym będzie głośno, artykuł omawiany, cytowany i szeroko komentowany, artykuł, który przyniesie mu sławę, prestiżową nagrodę, korzystne oferty pracy i propozycję opublikowania książki. Zgoda – przykład ten jest nieco naciągany i przedstawia dwa przeciwstawne bieguny spektrum, ale znakomicie ilustruje starą prawdę, że niektóre działania przynoszą długoterminowe korzyści, a inne czynią cię tylko zajętym człowiekiem, w perspektywie nie dając nadziei na odniesienie znaczącego sukcesu. Pierwszą z rzeczy, jaką powinien zrobić pierwszy z opisanych dziennikarzy, jest wzięcie tygodniowego urlopu i solidne wyspanie się (co prawda straci w ten sposób kilka wierszówek, ale za to wyrwie swój umysł z zaklętego kręgu zapracowania). Skoncetruj się na najważniejszych zadaniach – tych, które wyrabiają twoją markę, kładą solidne fundamenty pod twoją kondycję finansową oraz przynoszą trwałą satysfakcję i szczęście. To są twoje Kamienie Milowe. Wyeliminuj całą resztę.
  8. Trzy Najważniejsze Zadania. Codziennie określ i zapisz na kartce trzy Najważniejsze Zadania. To wszystko. Kolejno zrealizuj i skreśl każde z nich. Jeśli trzeba, poświęć na nie całe przedpołudnie, a nawet cały dzień. Najważniejsze Zadania to głównie Kamienie Milowe zdefiniowane podczas Przeglądu Tygodniowego oraz inne sprawy, które muszą koniecznie zostać załatwione.
  9. Komasuj małe zadania. W trakcie dnia pojawiają się sprawy, które wymagają reakcji, żeby nie nabrzmiały i nie sprawiły później większego kłopotu. Zapisuj je na osobnej liście „małych spraw”. W większości przypadków nie musisz zajmować się nimi natychmiast. Po prostu je zapisz. Wyznacz dla nich czas (na przykład 30 minut) po południu. Zawsze najpierw zajmuj się swoimi Najważniejszymi Zadaniami, a dopiero potem załatwiaj „małe sprawy”. Mogą to być rozmowy telefoniczne, listy elektroniczne, pisma i inne prace papierkowe. Postaw na sprawność, żeby jak najszybciej się ich pozbyć. Być może kilka zostanie ci na następny dzień, ale przynajmniej zrealizowałeś swoje Najważniejsze Zadania. W ciągu dnia wyznacz nie więcej niż dwie pory zajmowania się pocztą elektroniczną – komasacja zapobiega w tym przypadku rozpraszaniu się co kilka minut.
0 comments… add one

Leave a Comment